La que deseo comentar en esta ocasión es nuestro "Tablero de seguimiento" (no tenía un nombre en particular, asi que lo denominaré así). Es similar a nuestro taskboard o panel de tarea que usamos en los proyectos, solo que en lugar de "tareas" hablamos de "personas". Un poco de visual management. A continuación, les haré mención de la información que colocábamos en dicho tablero.
Nombre del Área: de la misma forma que en un panel de tareas en el que colocas el nombre del proyecto en curso, en nuestro caso colocábamos el nombre del área que estaba bajo nuestra responsabilidad.
Lista de reglas/normas del equipo: en esta lista se encontraban las instrucciones sobre el manejo del tablero y demás información como la hora en la que hacíamos las reuniones diarias de planeamiento, alguien mencionó daily meeting? Sí, teníamos reuniones diarias todas las noches a las 9:45pm (al volver al deparamento).
Para el flujo de la búsqueda de nuevos conversos, contábamos con varios cuadrantes o secciones en nuestro tablero y que listaré a continuación:
1. Encontrar: Durante el tiempo en el área podíamos encontrar personas de dos maneras que eran claramente diferenciadas en el tablero. Una de ellas era la denominada "Iniciativa Propia" o como solíamos decirle meramente "IP" (nada que ver con internet protocol). El "IP" podía incluir cualquier esfuerzo del equipo para contactar personas interesadas en escuchar acerca de nuestro mensaje, esto podía ser mediante "toque de puertas", conversaciones en la calle, entrega de folletos, actividades de servicio, etc. La otra forma era a través de los mismos miembros de la iglesia quienes podían presentarnos a un amigo o conocido de ellos.
Los nombres de las personas encontradas por IP se colocaban en un post-it y se ubicaban en la parte superior de esta zona, mientras que aquellas que provenían de referencia de miembros de la iglesia se ubicaban en la parte inferior.
2. Enseñar: El siguiente paso luego de encontrar a la gente es tratar de enseñarles el mensaje que teníamos, podían suceder dos cosas: una es que no lográramos contactar con la persona, la otra es que lográramos contactar a la persona y le enseñáramos alguno de los mensajes que teníamos preparados. Cuando pasaba esto pasábamos el post-it al cuadrante de "Enseñar" y poníamos una marca por cada lección que le enseñábamos.
3. Bautizar: Por fin! Encontramos a una persona buenísima, aceptó recibirnos, le enseñamos las lecciones y ahora quiere bautizarse! Es lo máximo para un misionero! Bueno, cuando esto sucede pasamos el post-it de la persona al cuadrante "Bautizar" y anotamos la fecha de bautismo en él, habitualmente con un color que se diferencie, tal como lo muestro a continuación:
4. Conversos nuevos: Y llegamos a la meta! La persona se bautizó, cuando eso pasa, movemos el post-it a este cuadrante. Si me preguntan, ¿qué pasa con las personas que llegan hasta acá?, pues les comentaré que pasan a ser visitados por los miembros y el seguimiento a su progreso pasa a ser responsabilidad de la unidad local. En un taskboard tradicional este cuadrante sería el equivalente a Done o Listo.
Nuestro "Tablero de seguimiento" contaba con dos cuadrantes más...
5. Gigantes dormidos: acá se colocan los nombres de aquellas personas que estuvieron en el cuadrante "Enseñar" y que por alguna razón dejaron de recibirnos. Estos nombres luego los registrábamos para que en un tiempo futuro otros misioneros pudieran visitarlos.
6. Reactivación: acá se anotaban los nombres de aquellos miembros menos activos, que necesitan ayuda y a los que nos hemos comprometido visitar.
Pues bueno, he aquí un poco del visual management que empleaba en la misión, ¿qué les parece? Si tienen algún comentario o consulta no duden en hacérmela llegar.
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